快速评估供应商能力的金字塔沟通术

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“标准答案”

Kevin在一家外企做采购员，工作很认真，经常受到经理的表扬。

当然，没有一位采购能在一个岗位上干一辈子。前些日子，部门经理突然找Kevin谈话，想把他调到供应商开发小组，负责新供应商开发。部门经理强调，这可以帮助他学习更多的采购知识，他的技能也会有很大的提升。经过几天的慎重考虑，Kevin下定决心，接受了这个机会。

于是，部门经理亲自培训Kevin如何使用供应商调查表来考察供应商。Kevin学得很认真，将调查表里的每一个知识点都铭记于心。

信心满满的Kevin来到自己将要考察的第一家新供应商。Kevin打开供应商调查表，开始对供应商进行提问：“ 上一年的客户满意度是多少……”

4个小时过去了，Kevin将供应商调查表里的200个问题的回答都填写完毕，表格自动得出了“通过”的结果，Kevin如释重负地笑了。

然而，Kevin在考察了三家供应商后，发现了一个很严重的问题。虽然不同供应商的现场管理水平和人员素质参差不齐，但是所有供应商都有一套事先准备好的“标准答案”应对考察，导致所有供应商的考核分数都接近满分，无法体现供应商之间的真实差距。如果不通过别的办法有效识别供应商的差距，一旦选错供应商，就会给后续工作带来极大的风险。

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金字塔沟通术

就在Kevin一筹莫展之际，笔者伸出了援手。笔者原创的金字塔沟通术可以帮助采购有效地考察供应商，解决工作上的难题。

金字塔沟通术的主要内容如图5-3所示：

图5-3 金字塔沟通术

在考察新供应商时，金字塔沟通术有以下3种用法。

1.自上而下沟通

自上而下沟通的好处是开门见山，能够让供应商明确采购要考察的“主题”是什么，从而把双方的沟通内容锁定在相同的“主题”内，再从“主题”下推到要询问的“关键信息”，之后再通过“实际情况”来验证“关键信息”，从而得到较为真实的评估结果。

例如，Kevin如果想要考察“供应商的竞争力体现在哪里”这个“主题”，就可以直接问供应商。

供应商的回答如下：

●我们服务的都是外企，客户满意度每年都在提高；

●我们的制造成本平均每年下降5%，可以持续降价；

●我们的销售额保持每年10%的增长；

……

在供应商提供了足够多的“关键信息”支持“主题”之后，Kevin需要选择其中的一条或几条“关键信息”，通过考察“实际情况”予以验证。

例如，针对“制造成本平均每年下降5%”，Kevin可以继续询问：“你们所说的成本都包含什么？原材料成本、制造成本和管理费每年的降幅分别是多少？请拿出前两年的财务报表给我看看。”

Kevin看到，原材料成本的降幅是3%，制造成本的降幅是10%，管理费的降幅是2%。其中，原材料和管理费的降幅与行业平均下降水平持平，但是制造成本降幅远高于行业平均下降水平。

于是，Kevin又问：“为什么制造成本的降幅是10%？”

供应商回答：“因为我们的设备到上一年刚好折旧完毕，所以今年计算制造成本时不需要再考虑折旧费，制造成本也就大幅下降。”

进行到这里，针对“实际情况”的考察并没有结束，Kevin需要拿到供应商的设备清单和使用年限以及设备折旧的计算方法，去供应商的生产车间一一核对设备的型号和真实使用年限。如果账物相符，“实际情况”才算考察完毕。

采购采用自上而下的沟通方法，使“主题”与“关联信息”、“关联信息”与“实际情况”环环相扣，三者形成了较为严谨的逻辑闭环，进而让采购获得了可靠的考察结果。

但有的时候，采购需要婉转地考察“主题”，此时可以采用自下而上的沟通方法。

2.自下而上沟通

自下而上沟通是指在没有明确“主题”的情况下，采购首先询问供应商若干“关键信息”，之后再推断“主题”。

例如，Kevin向供应商问了这些问题：“你们的消防措施是什么？如何确保不产生大规模不良品？设计变更时，如何保证不出错？”

这些看似关联性不强的问题其实都反映了供应商的风险管控能力，只是Kevin不想把“主题”说在前面，以免供应商快速找到“标准答案”。

采购采用自下而上的沟通方法来考察供应商时，难以把某个“主题”的全部“关键信息”及其“实际情况”完全提出，因此推断出的“主题”的结论是不严谨的。但是，在需要隐藏主题时，也可以采用这种方法。

3.实际情况沟通

实际情况沟通是指采购直接考察供应商的现场或者文件，从而推断“关键信息”和“主题”。因为只考察供应商的表面信息，所以相对于自上而下和自下而上这两种方法，采购通过“实际情况”推断出的对“关键信息”和“主题”的考察结果是最不准确的。但是，在时间非常有限的情况下，经验丰富的采购也可以使用这种方法。

例如，Kevin已经考察过20家机加工供应商，对这类供应商的管理能力有了充分的识别能力。来到第21家机加工供应商时，由于时间很紧，Kevin无法按标准流程完成供应商考察表里的200个问题，于是他要求供应商直接安排他到现场参观。

通过观察，Kevin发现该供应商的机加工设备非常老旧，供应商在制品的复杂度偏低，现场开机数量不足。据此，Kevin判断该供应商在机加工行业的竞争力处于偏低水平，没有推荐公司使用该供应商。

虽然也有可能是供应商正在引进效率更高的机加工设备以淘汰老旧设备，供应商的工程师具备设计和生产高复杂度产品的能力，供应商当天刚好有很多机器在保养导致开机不足等，导致Kevin发生误判，但是由于时间太紧，Kevin只能根据实际情况做出判断，不推荐该供应商。

最后的话

听完笔者的讲解，Kevin决定采用自上而下的沟通方法来考察供应商。Kevin推荐的供应商从价格、品质、交货期到服务的表现都很不错。部门经理惊讶于Kevin的快速成长，使用部门也对Kevin的成绩大加赞赏。

笔者希望金字塔沟通术能够帮助读者更高效地考察供应商。