【1000天奇迹】提升采购工作效率的十个方法

— 1 —

效率不高

2019年9月25日，星期三，万里无云。

“小明，我发现你最近工作很忙啊。怎么天天加班呢？”看到小明在下班后还不离开办公室，皮经理关切地问。

“是的，现在正处于销售旺季，我感觉自己80%的时间都在救火，却看不到很好的成果。”小明挠挠头。

“你认为问题出在哪呢？”皮经理善于通过引导别人思考问题找到答案。

“往往是因为前一步没有做好，后一步就会受到影响，导致整个工作不顺利，工作效率低下。”

“我给你出一道题，分析一下效率不高的原因，并找到解决办法。”皮经理说道。

几天后，聪明的小明向皮经理汇报：“我总结了十个方法，可以有效提高工作效率。”以下是小明的报告。

— 2 —

10个场景与方法

(1)减少供应商不接受标准合同的概率。

场景：采购员无论与供应商，还是与公司法务，商谈合同条款的效率都是很低的。往往甲乙双方僵持不下，直到项目马上启动，才有一方妥协。采购员夹在中间既没有价值又耗费时间。

方法：可以在询价时，将接受标准合同作为供应商准入的条件。

(2)减少供应商后续交货和罚款争议的可能。

场景：公司有时只与供应商签署商务合同，没有约定交货的频次、质量要求、产能保障等后续的要求，没有界定罚则，导致采购员浪费大量的时间处理后续事宜，而且往往没有好的结果。

方法：确保对供应商的绩效要求和处罚条款都具体明确地写在合同里。

(3)规避供应、需求、过程、控制和环境相关的风险。

场景：公司没有风险规避措施，导致采购员围绕交货、质量、产能、环保等问题到处救火；在大量浪费时间的同时，问题还会反复出现。

方法：针对不同的风险可采用有针对地规避方案。

(4)让供应商提出降本的建议或方案。

场景：在供应商无法满足年降目标或新产品的预算时，采购会花费大量时间与供应商谈判，这其实是在浪费时间。

方法：采购员把要求明确的提给供应商，之后给供应商一个思考的时间，让供应商告诉采购员何时能提交建议或方案。这比采购员深陷其中大有效率。

(5)建立应该成本模型或从第三方购买数据。

场景：很多时候，采购员不知道市场价格是多少，只能找多家供应商反复报价、比较价格、多轮谈判，这样会造成了大量的时间浪费。

方法：建立应该成本模型或从第三方咨询机构购买数据。

(6)要求供应商提交总拥有成本报价，而不是单价。

场景：对于使用不同材料的物品，如果只比较单价缺少实际意义，但采购员又想不出别的方法，只能花费大量时间在价格分析上。

方法：对于这种品类，例如设备，要求供应商提交总拥有成本报价。

(7)使用 ABC管理法。

场景：采购员永远不可能有足够的时间把所有事情做到最好。怎么样利用有限的时间做到最大产出，是个关键问题。

方法：利用 ABC物料分析法，把降本的精力放在占70%的采购额的10%的物料上。针对要解决的各种问题，优先解决前70%的情况。

(8)给供应商足够的吸引力。

场景：如果供应商不重视公司，或者不打算长期与公司合作，很多提高效率的方法都不灵。

方法：维护与供应商的关系，对瓶颈供应商要做反向营销，主动倾听供应商的需要，不要假设自己了解供应商的期待。要学会倾听、记录、复述和肯定供应商。因为除了利润，供应商还可能需要：

①进入某一领域的敲门砖; 

②用降价换来账期的缩短等。

(9)更加准确频繁地下发采购计划。

场景：公司的预测不准或下发不及时，常常是供应商无法按时备料的原因，导致采购员时时救火，问题反复发生。

方法：采购员要想办法促进计划员与供应商的沟通与协作，把计划做得更加准确，尽早下发给供应商。

(10)适当休假，劳逸结合。

场景：身体疲劳，注意力不集中，上班瞌睡。

方法：经过长期的加班，如果采购员已经身心俱疲，不如适当休假，来日再战。

“嗯嗯，很系统很全面。期待你在下次例会上与大家分享，一起提升效率，而不总是加班，别把身体搞垮了。”皮经理对小明的分析报告十分满意。当然，他更关心小明的身心健康。